Cara Membalas Undangan Interview dan Offering Letter untuk Fresh Graduate dan Mahasiswa Magang

Karirid.com - Sebagai fresh graduate atau intern yang aktif mengirimkan lamaran kerja, respon dari HRD pasti jadi momen yang paling ditunggu-tunggu. Saat akhirnya kamu mendapatkan email balasan berupa undangan interview atau offering letter, pasti senang banget, kan?

Ingat, cara kamu berkomunikasi bisa menjadi salah satu faktor penilaian untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Jadi, pastikan email balasanmu ditulis dengan baik dan benar.

Poin Penting dalam Membalas Email HRD

Untuk menciptakan kesan profesional, berikut hal-hal yang perlu kamu perhatikan:

1. Balas Sesegera Mungkin!
   Apapun jawabanmu, baik menerima atau menolak, usahakan untuk membalas email tersebut secepat mungkin. Jangan tunda terlalu lama!

2. Tunjukkan Apresiasi
   Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Ini menunjukkan sikap yang sopan dan menghargai usaha mereka.

3. To the Point
   Jangan bertele-tele. Gunakan kalimat yang singkat dan jelas.

4. Perhatikan Struktur dan Bahasa
   Gunakan struktur email yang baik: mulai dari salam pembuka, isi, hingga penutup. Sesuaikan juga bahasa yang digunakan, apakah itu Bahasa Indonesia atau Inggris. Setelah menulis, cek kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau typo.

5. Konfirmasi Informasi yang Diterima
   Pastikan kamu mengkonfirmasi waktu, tempat, dan data-data yang dibutuhkan untuk proses rekrutmen selanjutnya.

Contoh Membalas Email Panggilan Interview

1. Mengkonfirmasi Panggilan Interview
   Jika kamu setuju dengan jadwal interview, konfirmasikan kehadiranmu dan tanyakan apakah ada dokumen tambahan yang perlu disiapkan.

   Contoh:
   
   

   Kepada Yth. Bapak Arga

   HR Department PT. Jaya

   Selamat pagi, Pak Arga.

   Terima kasih atas kesempatan interview untuk posisi Content Writer di PT. Jaya.

   Saya akan hadir di XX Tower pada pukul 14.00 WIB, Hari Senin, 25 Juli 2022, sesuai jadwal yang telah ditentukan.

   Jika ada dokumen lain yang perlu dipersiapkan, mohon informasikan kepada saya.

   Hormat saya,

   Keira

2.  Menolak Panggilan Interview
   Jika kamu memutuskan untuk menolak undangan interview, tetap balas email tersebut dengan sopan dan sertakan alasanmu.
   
   Contoh:
   
   

   Kepada Yth. Bapak Ali

   HR Department PT. 1234

   Selamat pagi, Pak Ali.

   Terima kasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan di PT. 1234 sebagai Digital Marketer.

   Walaupun ini adalah keputusan yang sulit, saya memutuskan untuk tidak menerima tawaran tersebut karena saya telah menerima tawaran di perusahaan lain untuk posisi yang sama.

   Proses rekrutmen di PT. 1234 sangat berkesan. Terima kasih atas waktu dan kesempatan yang telah diberikan.

   Hormat saya,

   Kalula

3. Melakukan Negosiasi Ulang
   Jika ada hal-hal dalam offering letter yang perlu didiskusikan lebih lanjut, seperti besaran gaji atau benefit, sampaikan dengan sopan.
   
   Contoh:
   
   

   Kepada Yth. Bapak Ali

   HR Department PT. 1234

   Selamat pagi, Pak Ali.

   Terima kasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan di PT. 1234 sebagai Digital Marketer.

   Saya telah membaca dan memahami surat penawaran kerja yang Bapak kirimkan. Namun, ada beberapa hal yang ingin saya diskusikan kembali, terutama mengenai besaran gaji. Dengan pengalaman selama XX tahun di bidang ini dan kontribusi yang saya capai di perusahaan sebelumnya, saya berharap mendapatkan gaji pokok sebesar Rp. XX.XXX.XXX.

   Saya juga belum menemukan pembahasan mengenai asuransi kesehatan. Apakah benefit tersebut termasuk dalam paket yang ditawarkan?

   Terima kasih atas waktu dan kepercayaan yang diberikan. Saya berharap dapat membicarakan lebih lanjut mengenai hal-hal tersebut karena saya sangat antusias untuk bergabung dan memberikan kontribusi di perusahaan Anda.

   Hormat saya,

   Kalula